Zaproszenie do złożenia ofert na dostawę oleju opałowego

Nr sprawy: ZO/2/2018

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

Dom Pomocy Społecznej
w Woli Chruścińskiej
Wola Chruścińska 4
99-306 Łanięta

działając jako Zamawiający w trybie postępowania art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015r. poz. 2164 z późn. zm.)

zaprasza do złożenia oferty na:

„Dostawę oleju opałowego lekkiego Ekoterm Plus

do Domu Pomocy Społecznej w Woli Chruścińskiej”

Sporządził:

Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego

Anna Matusiak

Zatwierdził:

Dyrektor Domu Pomocy Społecznej
w Woli Chruścińskiej

Grzegorz Stachecki

/-/ podpis w oryginale

Postępowanie będzie prowadzone bez stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, na podstawie art. 4 pkt. 8 tej ustawy z uwagi na fakt, że wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000,00 euro.

Celowość postępowania: konkurencyjność rynku i racjonalność wydatkowania środków publicznych.

I. Opis przedmiotu zamówienia

1. Zamawiający

Dom Pomocy Społecznej w Woli Chruścińskiej

Wola Chruścińska 4

99-306 Łanięta

Tel (24) 356 71 74,

fax (24) 356 71 74,

e-mail: wolachruscinska@dps.pl

www.bip.dpswola.powiatkutnowski.eu

Działający w imieniu i na rzecz

Powiatu Kutnowskiego

ul. Kościuszki 16

99-300 Kutno

NIP: 775-258-80-40

2. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa lekkiego oleju opałowego - Klasyfikacja wg Wspólnego Słownika Zamówień: Kod CPV: 09.13.51.00-5. Wielkość szacunkowa zamówienia - ok. 40 000 litrów. Realizacja dostaw będzie się odbywać sukcesywnie według potrzeb Zamawiającego.

W/w zapotrzebowanie na olej zostało określone na podstawie zużycia w poprzednim sezonie grzewczym. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia lub zwiększenia zamówienia do 20 % w zależności od faktycznego zużycia (mniej lub bardziej mroźna zima).

3. Szczegółowy opis zamówienia

1. Wykonawca zapewni dostawę 40 tys litrów oleju opałowego dla potrzeb Domu Pomocy Społecznej w Woli Chruścińskiej

2. Wykonawca zaakceptuje warunki płatności - 21 dni od daty dostawy i wystawienia faktury.

3. Wykonawca zagwarantuje niezmienność zaoferowanej ceny przez okres 90 dni od dnia realizacji zamówienia tj. od 01.07.2018r. do 30.09.2018r.

4. Wykonawca zagwarantuje niezmienny, w czasie trwania umowy upust cenowy brutto od daty obowiązywania umowy.

5. Wymagane parametry oleju wg PN -C-96024:L1

6. Wspólny Słownik Zamówień Publicznych - Kod CPV: 09.13.51.00-5

7. Olej opałowy odpowiadający parametrami dla oleju Ekoterm Plus, wartość opałowa większa od 42 MJ/kg, zawartość siarki mniejsza od 0.2 % m/m

4. Sposób realizacji zamówienia

1. Dostawca zobowiązuje się do dostarczenia bieżącego atestu wydanego przez producenta na dzień dostawy i gwarantuje, iż dostarczone paliwo będzie odpowiadało obowiązującym normom i wymogom Zamawiającego.

2. Dostawca zobowiązuje się do dostarczenia lekkiego oleju opałowego każdorazowo w zamawianych ilościach swoim transportem wyposażonym w urządzenia do napełniania zbiorników Zamawiającego i wyposażonego w urządzenia pomiarowe z aktualną legalizacją UMiW do Domu Pomocy Społecznej w Woli Chruścińskiej zgodnie z formularzem ofertowym.

3. Zamówienia realizowane będą w terminie nie dłuższym niż w ciągu 3 (trzech) dni od momentu zgłoszenia zapotrzebowania w formie pisemnej, bądź przesłane faksem lub telefonicznie.

4. Odbiorca zobowiązuje się do każdorazowej zapłaty za dostarczone paliwo na podstawie Faktury VAT, w terminie 21 (dwudziestu jeden) dni od daty otrzymania faktury.

II. Termin wykonania zamówienia

Termin realizacji zamówienia - sukcesywnie wg potrzeb Zamawiającego

od 01 lipca 2018 r. do 30 czerwca 2019 r.

Dostawy będą realizowane w ciągu 3 dni od daty zgłoszenia zapotrzebowania.

III. Wykonawca składając ofertę składa następujące dokumenty:

1. Wypełniony formularz ofertowy zgodny ze wzorem stanowiącym zał. 1;

2. Wypełniony i podpisany wzór umowy - załącznik Nr 2;

3. Oświadczenie dotyczące jakości oferowanego paliwa- załącznik Nr 3;

4. Aktualną koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami ciekłymi wydana przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki

IV. Krtyterium oceny ofert

Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie niżej przedstawionych kryteriów

Cena 100%

1. Za cenę najkorzystniejszą przyjmuje się cenę najniższą liczoną w stosunku do ceny producenta. Zamawiający wymaga, aby Dostawca przy ustaleniu ceny przedstawił wysokość marży lub stałego upustu w stosunku do ceny producenta.

2. Cenę producenta na dzień 18 czerwca 2018 roku należy udokumentować wydrukiem ze strony internetowej producenta.

3. Cena ofertowa powinna być wyrażona w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, niezależnie od wchodzących w jej skład elementów i powinna być skalkulowana w ten sposób, aby obejmowała wszystkie koszty związane z realizacja zamówienia, w tym podatek VAT naliczony zgodnie z obowiązującą stawką.

4. Zamawiający wymaga, aby wykonawca wypełnił formularz ofertowy zgodnie ze wskazówkami zamawiającego, tzn.: podał cenę jednostkową netto i brutto oraz całkowity koszt przedmiotu zamówienia - wartość netto i brutto.

5. Cena jednostkowa przedmiotu zamówienia może ulec zmianie wyłącznie w przypadku zmiany cen u producenta zaopatrującego wykonawcę w wysokości proporcjonalnej do jej wzrostu lub spadku.

6. Wykonawca przy dostawie danej partii przedmiotu zamówienia zobowiązany jest w formie pisemnej przedstawić Zamawiającemu zmianę cen (wzrost lub obniżkę) obowiązującą u producenta w danym dniu dostawy (wydruk cen paliw ze strony internetowej producenta z dnia poprzedzającego dostawę).

V. Miejsce oraz termin składania ofert :

Oferty należy przesłać/składać do dnia 20.06.2018r. do godz. 10,00 w siedzibie Zamawiającego w sekretariacie.

1. VI. Osoba uprawniona do kontaktów

Dyrektor DPS w Woli Chruścińskiej - Grzegorz Stachecki

- tel/fax (24) 356-71-74 w godzinach 7,00 - 15,00

- adres e-mail: wolachruscinska@dps.pl

Załączniki:

Nr 1 - Formularz ofertowy

Nr 2 - Projekt umowy

Nr 3 - Oświadczenie dotyczące jakości oferowanego paliwa

ZATWIERDZIŁ:

Dyrektor Domu Pomocy Społecznej
w Woli Chruścińskiej

Grzegorz Stachecki

/-/ podpis w oryginale

Wola Chruścińska , dnia 06.06.2018 roku

Załącznik Nr 1

(pieczęć firmowa oferenta)

• FORMULARZ OFERTOWY

Dane wykonawcy ....................................................................................................

Nazwa ...................................................................................................

Siedziba ....................................................................................................

Adres poczty elektronicznej ....................................... Strona internetowa ............................

Numer telefonu ...................................... Numer faksu .......................................

Numer REGON ...................................... Numer NIP .........................................

Składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia na "Dostawę oleju opałowego lekkiego w ilości do 40 000 litrów do Domu Pomocy Społecznej w Woli Chruścińskiej" o wartości szacunkowej do 30000 euro, oferujemy wykonanie dostaw objętych zamówieniem - znak sprawy Nr ZO/2/2018

§. 1.

Proponujemy realizację zamówienia za następujące ceny jednostkowe

netto:

olej opałowy (40 000 litrów) cena jednostkowa ............ zł/litr,

słownie: ................................................................................................................złotych

podatek VAT (……...%) …………….złotych

brutto:

olej opałowy (40 000 litrów) cena jednostkowa ............ zł/litr,

słownie: …….........................................................................................................złotych

Całkowity koszt przedmiotu zamówienia wynosi (.............................złotych (netto) słownie: ..............................................................................................złotych (netto)

+ podatek VAT (……..%) …………….złotych

Zagwarantujemy niezmienny w czasie trwania umowy upust cenowy brutto w kwocie …………….. złotych za 1 litr oleju opałowego obowiązujący od 01.07.2018r. do 30.06.2019r.

Całkowity koszt przedmiotu zamówienia wynosi ……………….złotych (brutto)

słownie: ...............................................................................................złotych (brutto)

O następujących parametrach jakościowych :

- Wartość opałowa - MJ/kg - ..............................................

- Temperatura krzepnięcia - ..............................................

- Zawartość siarki - ..............................................

- Lepkość kinematyczna - ..............................................

- Barwa - ...............................................

§. 2.

1. Cena brutto podana jest w PLN i zawiera wszystkie koszty realizacji zamówienia określone szczegółowo w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

2. Cena jednostkowa przedmiotu zamówienia może ulec zmianie wyłącznie w przypadku zmiany cen u Producenta zaopatrującego wykonawcę w wysokości proporcjonalnej do jej wzrostu lub spadku.

3. Wykonawca przy dostawie danej partii przedmiotu zamówienia zobowiązany jest w formie pisemnej przedstawić Zamawiającemu zmianę ceny (wzrost lub obniżkę) obowiązujące u Producenta w danym dniu dostawy, dołączyć powinien komunikat cenowy Producenta/ wydruk cen paliw ze strony internetowej producenta z dnia poprzedzającego dostawę/.

4. Oświadczam, że zamówienie realizować będziemy sukcesywnie, zgodnie z zapotrzebowaniem zamawiającego w okresie od dnia 01.07.2018r. do 30.06.2019r.

§. 3.

Forma i termin płatności za dostarczony olej od daty wystawienia faktury przez Dostawcę według złożonego zamówienia przez Zamawiającego - termin 21 dni.

§.4.

Oświadczamy, że zapoznaliśmy się ze Opisem Przedmiotu Zamówienia, nie wnosimy żadnych zastrzeżeń oraz uzyskaliśmy informacje niezbędne do przygotowania oferty.

§.5.

Terminy przedmiotu realizacji zamówienia - dostawy oleju zrealizujemy w terminach wskazanych przez Zamawiającego

§.6.

Osobą/osobami upoważnionymi do kontaktów z zamawiającym, odpowiedzialnymi za należyte wykonanie zobowiązań umowy są: (należy podać imię i nazwisko, telefony kontaktowe oraz nr faksu):

................................................................................................................................................................................................................................................................................................

§.7.

Załącznikami do niniejszego formularza stanowiącymi integralną część oferty jest:

1. .………………………………………………………………………….

2. .………………………………………………………………………….

3. .………………………………………………………………………….

4. .………………………………………………………………………….

......................................................................................................

(podpis i pieczęć Wykonawcy)

..................................... dnia .........................................

Załącznik Nr 2.

UMOWA NR …...

(projekt)

zawarta w dniu ………………….roku pomiędzy

Powiatem Kutnowskim

ul. Kościuszki 16

99-300 Kutno,

NIP 775-258-80-40

reprezentowanym przez:

Grzegorza Stacheckiego - Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Woli Chruścińskiej stosownie do pełnomocnictwa udzielonego przez Zarząd Powiatu w Kutnie na podstawie Uchwały Nr 503/153/16 Zarządu Powiatu w Kutnie z dnia 20 grudnia 2016r.

zwanym w dalszej części umowy „Zamawiającym”

a

……………………………………….

reprezentowanym przez:

……………………………………………...

zwanym w dalszej części „Dostawcą”.

W wyniku dokonania przez Zamawiającego wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o Zapytanie ofertowe Nr ZO/2/2018 z dnia 06.06.2018r. o wartości szacunkowej do 30000 euro netto pt: „Dostawa oleju opałowego lekkiego do Domu Pomocy Społecznej w Woli Chruścińskiej" ” oraz zgodnie z warunkami określonymi w ofercie, zawiera się umowę o następującej treści:

§ 1

Zamawiający zleca a Dostawca przyjmuje do wykonania dostawę oleju opałowego do celów grzewczych o parametrach nie gorszych niż EKOTERM PLUS do Domu Pomocy Społecznej w Woli Chruścińskiej.

§ 2

1. Na przedmiot umowy, określony w § 1, składają się: dostawy oleju opałowego do celów opałowych w ilości około 40 000 litrów do kotłowni olejowej mieszczącej się w Domu Pomocy Społecznej w Woli Chruścińskiej, 99-306 Łanięta.

2. Określone w ust. 1 ilości oleju opałowego do celów opałowych mają charakter orientacyjny i będą dostosowane do potrzeb Zamawiającego w zależności od warunków atmosferycznych występujących w sezonie grzewczym.

3. Dostawy oleju opałowego do celów grzewczych będą realizowane sukcesywnie zgodnie z aktualnym zapotrzebowaniem Zamawiającego zgłoszonym telefonicznie, faxem lub e-mailem.

§ 3

1. Dostawy realizowane będą w terminie do …...dni od daty zgłoszenia przez Zamawiającego zapotrzebowania zawierającego ilość oleju i miejsce jego dostarczenia.

2. Zamówienia będą przekazywane telefonicznie pod nr telefonu…………….. faxu ……….. lub emailowo …………………...

3. Samochody dostawcze Dostawcy posiadać będą przepływomierze paliwa z ważnym świadectwem legalizacji. Ilość paliwa wskazana na przepływomierzu będzie ilością dostarczoną do Zamawiającego.

4. Dostawca zobowiązuje się dołączać do każdej dostawy aktualny na dzień dostawy cennik producenta, poświadczony za zgodność z oryginałem.

5. Dostawca zobowiązuje się każdorazowo udostępnić aktualne świadectwo jakości oleju.

§ 4

Termin realizacji zamówienia:…………………………..

§ 5

1. Cena netto 1 litra oleju opałowego wynosi: …………zł. ( słownie zł. ……………………..) , podatek VAT % ….. tj. zł. ……… ( słownie ……………… zł. )

Cena brutto za 1 litr oleju opałowego wynosi: …………. zł. (słownie zł. …………………..).

2. W cenie określonej w punkcie 1 zawarte są wszelkie koszty związane z jego transportem i rozładunkiem.

3. Upust udzielony przez Dostawcę wynosi ……….. zł. (słownie: ………….. zł.) i jest stały przez cały okres realizacji zamówienia.

§ 6

Zamawiającemu przysługuje prawo ograniczenia zakresu rzeczowego przedmiotu umowy. Dostawcy z tego tytułu nie przysługuje żadne roszczenie wobec Zamawiającego.

§ 7

1. Strony ustalają, że rozliczenie za dostarczony olej napędowy do celów opałowych nastąpi, na podstawie faktur za wykonane i odebrane partie dostaw.

2. Podstawą do wystawienia faktur będzie dokument potwierdzający odbiór poszczególnych partii dostaw podpisany przez strony.

3. Należność za dostawę oparta na wystawionej fakturze, zostanie zapłacona przelewem na konto Dostawcy w nr …………………………………………... w terminie …...dni od dnia otrzymania faktury.

• 4. Faktury należy wystawić na:

Nabywca:

Powiat Kutnowski

ul. Kościuszki 16

99-300 Kutno

NIP: 775-258-80-40

Odbiorca:

Dom Pomocy Społecznej

w Woli Chruścińskiej

Wola Chruścińska 4

99-306 Łanięta

5. W przypadku zwłoki w zapłacie faktury Zamawiający zapłaci ustawowe odsetki.

§ 8

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania kontroli każdorazowej dostawy paliwa przez odpowiednie jednostki badawcze.

2. W przypadku stwierdzenia złych parametrów spalania, koszty badania pokrywa Dostawca.

§ 9

W razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy strony zobowiązują się zapłacić kary umowne w następujących wypadkach i wysokościach:

1. Dostawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:

a) w wysokości 5% wartości umowy, gdy Zamawiający odstąpi od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Dostawca,

b) w wysokości 0,1% wartości umowy w przypadku nie dostarczenia w terminie oleju napędowego do celów grzewczych, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki.

2. Zamawiający zapłaci Dostawcy karę umowną w wysokości 5% wartości umowy w razie odstąpienia przez Dostawcę od umowy z powodu okoliczności, za które ponosi odpowiedzialność Zamawiający, z zastrzeżeniem, o którym mowa w § 10 niniejszej umowy. 3. Za „wartość umowy” rozumie się orientacyjną ilość zamawianego oleju (40m?) x cena wykazana w §5 pkt 1.

4. Jeżeli wysokość zastrzeżonych kar umownych nie pokrywa poniesionej szkody, strony mogą dochodzić odszkodowania uzupełniającego.

§ 10

1. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach.

2. W takim wypadku Dostawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy.

3. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności i powinno zawierać uzasadnienie.

§ 11

Poza przypadkiem, o którym mowa w § 10, stronom przysługuje prawo odstąpienia od umowy w następujących sytuacjach:

1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy, gdy Dostawca nie rozpoczął realizacji przedmiotu umowy bez uzasadnionych przyczyn oraz nie kontynuuje jej pomimo wezwania Zamawiającego złożonego na piśmie.

2. Dostawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy, jeżeli:

a) Zamawiający nie przystąpi do odbioru oleju napędowego do celów grzewczych bądź odmawia jego odbioru,

b) Zamawiający powiadomi Dostawcę, iż wobec zaistnienia uprzednio nieprzewidzianych okoliczności nie będzie mógł spełnić swoich zobowiązań umownych wobec Dostawcy.

§ 12

Każda zmiana postanowień niniejszej umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 13

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz przepisy ustawy - prawo zamówień publicznych.

§ 14

Ewentualne spory mogące wyniknąć w trakcie realizacji niniejszej umowy strony poddadzą pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla Zamawiającego.

§ 15

Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje Zamawiający a jeden Dostawca.

ZAMAWIAJĄCY: DOSTAWCA:

Załącznik Nr 3

(pieczęć firmy)

• OŚWIADCZENIE

• dotyczące jakości oferowanego paliwa

Przystępując do postępowania dotyczącgo udzielenia zamówienia publicznego prowadzonego w trybie zapytania ofertowego na dostawę: oleju opałowego lekkiego do Domu Pomocy Społecznej w Woli Chruścińskiej

(znak sprawy Nr ZO/2/2018)

Oświadczam, że oferowane paliwo spełnia wymagania określone przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym.

…………………………….……

miejscowość, data

……………………………………

podpis Wykonawcy