Zapytanie ofertowe - dostawa produktów spożywczych

Wola Chruścińska 07.06.2018r.

Znak sprawy ZO/4/2018

ZAPYTANIE OFERTOWE

zakup i sukcesywne dostawy różnych artykułów ogólnospożywczych

Celowość postępowania: konkurencyjność rynku i racjonalność wydatkowania środków publicznych.

Postępowanie będzie prowadzone bez stosowania przepisów Prawo zamówień publicznych, na podstawie art. 4 pkt. 8 tej ustawy z uwagi na fakt, że wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000,00 euro.

I. Nazwa i adres Zamawiającego

Dom Pomocy Społecznej w Woli Chruścińskiej
Wola Chruścińska 4
99-306 Łanięta

Tel. (24) 356-71-74 Fax. (24) 356-71-74

Działający w imieniu i na rzecz:

Powiatu Kutnowskiego

ul. Kościuszki 16

99-300 Kutno

NIP: 775-258-80-40

zaprasza do złożenia oferty na niżej opisany przedmiot zamówienia:

II. Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia w prowadzonym postępowaniu jest: zakup i sukcesywne dostawy różnych artykułów ogólnospożywczych za do Domu Pomocy Społecznej w Woli Chruścińskiej, dla potrzeb kuchni sporządzającej posiłki dla mieszkańców Domu.

2. Szczegółowy opis oraz zakres przedmiotu zamówienia został zawarty w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.




3. Żywność będąca przedmiotem zamówienia musi odpowiadać warunkom jakościowym, zgodnym z obowiązującymi atestami, Polskimi Normami lub równoważnymi, prawem żywnościowym oraz z obowiązującymi zasadami GMP/GHP, GAP (Good Agricultural Practice) lub EUREPGAP i systemu HACCP lub Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Żywności zgodnym z ISO 22000: 2005 lub równoważnym.

4. Nazwa i Kod określony według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) dla niniejszego przedmiotu zamówienia:

158 00000 - 6 różne produkty spożywcze

154 12200 - 1 tłuszcze roślinne

154 12100 - 0 tłuszcze zwierzęce

153 31400 - 1 warzywa konserwowane

156 13300 - 1 produkty zbożowe

031 42500 - 3 jaja

5. Podane w Formularzu ofertowym ilości są szacunkowe-zbliżone do planowanych potrzeb. Służyć one będą wyłącznie do porównania ofert oraz do wybrania oferty najkorzystniejszej, bowiem w przybliżeniu odpowiadają strukturze zapotrzebowania. Oznacza to, że wielkości te nie stanowią ostatecznego rozmiaru zamówienia, w wyniku czego nie mogą stanowić podstaw do zgłaszania roszczeń z tytułu niezrealizowanych dostaw. Zamawiający nie będzie ponosił ujemnych skutków finansowych spowodowanych zmniejszeniem ilości i wartości dostaw. Wskazanie szacunkowej ilości zakupu poszczególnych składników zamówienia posłuży również do ustalenia przez Wykonawców oferty cenowej.

6. Dla zapewnienia bezpieczeństwa żywności i żywienia Wykonawca winien posiadać wdrożony system analiz zagrożeń i krytycznych punktów kontroli HACCP.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania przedstawienia odpowiednich dokumentów potwierdzających jakość produktów przy danej dostawie.

8. Dostarczone produkty muszą być wysokiej jakości, muszą spełniać wymagania jakościowe dotyczące przechowywania, pakowania i transportu zawarte w Polskich Normach oraz posiadać ważne terminy przydatności do spożycia.

9. Dostawy artykułów żywnościowych muszą być realizowane zgodnie z zasadami Dobrej Praktyki Higienicznej, dotyczy głównie:

- stanu higienicznego samochodu,

- higieny osobistej kierowcy,

- daty przydatności do spożycia,

- temperatury przewozu.

10. Wykonawca dostarczać będzie wyżej wymienione artykuły własnym transportem, na swój koszt, franco magazyn Bloku Żywieniowego, zgodnie z wymogami sanitarnymi i HACCP, w sposób zapobiegający utracie walorów smakowych i odżywczych. Warunki transportowe muszą być zgodne z zasadami GMP/GHP oraz GAP (do wglądu na życzenie Książka Stanu Sanitarnego Pojazdu). Obowiązkiem Wykonawcy jest wniesienie towaru w wyznaczone przez odbierającego miejsce.

11. Zamówienia zamawiający będzie składał faksem lub telefonicznie z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. W zamówieniu Zamawiający przekaże rodzaj i ilość zamawianej żywności, jaka ma być dostarczona.

12. Częstotliwość dostaw: 1 razy w tygodniu - w godz. 7:00-14:00.

13. Rozliczenia za dostarczone towary odbywać się będą fakturami, płatnymi przelewem na konto Wykonawcy podane na fakturze, w ciągu 14 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury.

14. Dostarczone produkty mają być oznaczone według nazw, które wymienione będą w zamówieniach częściowych lub mają być właściwie oznaczone tak aby w łatwy sposób umożliwić ich identyfikację zgodnie ze składanym zamówieniem.

15. Dopuszcza się transport opakowań jednostkowych luzem w pojemnikach z tworzywa sztucznego bądź w tzw. zgrzewkach w sposób uniemożliwiający ich zniszczenie oraz zanieczyszczenie podczas przewozu. Pojemniki oraz opakowania muszą posiadać atest PZH odnośnie dopuszczenia do kontaktu z żywnością. Pojemniki transportowe powinny być gładkie, czyste, bezwonne, łatwe do mycia i odkażania, zapewniające zachowanie właściwej jakości w czasie transportu. Transport do siedziby Zamawiającego powinien być realizowany środkami transportowymi dostosowanymi do przewozu produktów spożywczych pochodzenia zwierzęcego w warunkach zapewniających utrzymanie właściwej jakości. Wykonawca powinien posiadać przynajmniej jeden środek transportu spełniający warunki określone w ustawie z 25.08.2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (z późniejszymi zmianami).

16. Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały określone w projekcie umowy stanowiącej Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

III. Termin wykonania zamówienia

Termin realizacji całości przedmiotu Zamówienia ustala się: od dnia 01 lipca 2018 r. do dnia 30 czerwca 2019 r.

IV. Zawartość oraz forma oferty

1. Na ofertę składają się następujące dokumenty i załączniki:

- Formularz ofertowy - stanowiący załacznik Nr 2 do Zapytania ofertowego

- Projekt umowy- stanowiący załacznik Nr 3 do Zapytania ofertowego

2. Oferta winna być sporządzona na piśmie (ręcznie, na maszynie do pisania lub w postaci wydruku komputerowego), w języku polskim, w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści.

3. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osobę/ osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Upoważnienie do podpisania powyższych dokumentów musi być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę. Podpis powinien być sporządzony w sposób umożliwiający jego identyfikację np. złożony wraz z imienną pieczątką lub czytelny podpis (z podaniem imienia i nazwiska). Jeżeli z dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub pełnomocnictwa wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy upoważnionych jest łącznie dwie lub więcej osób, dokumenty składające się na ofertę muszą być podpisane przez wszystkie te osoby.

4. Zaleca się, by każda, zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty była podpisana lub parafowana przez Wykonawcę. Wszelkie zmiany w treści oferty, a w szczególności przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, itp. winne być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę. Zabrania się używania korektora.

5. Zaleca się, aby strony oferty były trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane.

V. Miejsce i termin składania ofert

1. Ofertę wraz z dokumentami należy złożyć osobiście w formie pisemnej w siedzibie Zamawiającego - Dom Pomocy Społecznej w Woli Chruścińskiej, Wola Chruścińska 4 , 99-306 Łanięta lub przesłać pocztą albo przesyłką kurierską.

2. Termin składania ofert upływa dnia 22 czerwca 2018 r. o godz. 9:00

3. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie zostaną niezwłocznie zwrócone bez otwierania.

4. Oferty będą podlegać rejestracji przez Zamawiającego. Każda przyjęta oferta zostanie opatrzona adnotacją określającą dokładny termin przyjęcia oferty. Do czasu otwarcia ofert będą one przechowywane w sposób gwarantujący ich nienaruszalność.

5. Koperta/opakowanie zawierające ofertę winna zawierać nazwę i adres firmy składającej ofertę oraz musi być zaadresowana:

Dom Pomocy Społecznej w Woli Chruścińskiej

Wola Chruścińska 4

99-306 Łanięta

oraz posiadać oznaczenie:

Oferta na: dostawy różnych artykułów ogólnospożywczych

a także:
Nie otwierać przed 22 czerwca 2018 r. godz. 9.15

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 22 czerwca 2018 r. o godz. 9:15 w siedzibie Zamawiającego w Dziale Administracyjno-Gospodarczym.

VI. Opis sposobu obliczania ceny i oceny ofert

1. Wykonawca określi cenę przedmiotu zamówienia w złotych polskich, która obejmować będzie wykonanie przedmiotu zamówienia na warunkach określonych w zapytaniu. Przedstawiona w ofercie cena będzie ceną kompletną, jednoznaczną i ostateczną, uwzględniającą rabaty i upusty - (nie dopuszcza się rabatów rzeczowych), obejmującą należny podatek VAT naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie oraz wszelkie koszty związane z wykonaniem zamówienia.

2. Cenę za wykonanie poszczególnych elementów składowych przedmiotu zamówienia należy przedstawić w „Formularzu ofertowym” stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Tak wyznaczona cena łączna (brutto) będzie podlegała ocenie.

3. Cena oferty brutto i netto musi być wyrażona w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

4. O wyniku postępowania Zamawiający poinformuje zamieszczając ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty na stronie www.bip.dpswola.powiatkutnowski.eu, oraz wyśle w/w informację wszystkim oferentom biorącym udział w postępowaniu faksem lub e-mailem, zaś Oferent, którego oferta zostanie wybrana, zostanie powiadomiony telefonicznie o miejscu i terminie podpisania umowy.

VII. Ocena ofert

Zamawiający przyjął kryterium oceny ofert- najniższa cena brutto- 100%.

Wartość punktowa będzie wyliczana według wzoru:

C= wartość punktowa ceny

cena najniższa

C= ----------------------------------- x100

cena badanej oferty

Oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną ilość punktów (100pkt). Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie niższą liczbą punktów.

VIII. Osoba do kontaktów

Dodatkowych informacji w sprawie przedmiotu zamówienia udziela Dyrektor - Grzegorz Stachecki tel. (24) 356-71-74 od poniedziałku do piątku w godz. 7⁰⁰ do 15⁰⁰.

IX. Dodatkowe informacje

Zamawiający zastrzega sobie prawo do wglądu do dokumentów potwierdzających uprawnienia niezbędne do realizacji niniejszego zamówienia.

Zamawiający może zamknąć postępowanie bez wybrania żadnej oferty, w przypadku, gdy żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom określonym przez Zamawiającego.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny, a Wykonawca oświadcza że nie będzie to stanowić podstawy do dochodzenia przez niego z tego tytułu żadnych roszczeń.

Do prowadzonego postępowania nie przysługują Wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. odwołanie, skarga, itp.

Załączniki do zapytania ofertowego:

Załącznik nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia;

Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy;

Załącznik nr 3 - Wzór umowy;

Sporządził:

Kierownik Działu Administracyjno - Gospodarczego

Anna Matusiak

/-/ podpis w oryginale

Zatwierdził:

Dyrektor Domu
Grzegorz Stachecki
/podpis w oryginale/

Załącznik nr 1

• do zapytania ofertowego

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest zakup i sukcesywne dostawy różnych artykułów ogólnospożywczych w ilościach określonych w Formularzu ofertowym.

1. Wytworzenie towaru, sposób opakowania, a także sposób jego przewozu powinien spełniać wymagania obowiązujących krajowych i unijnych przepisów prawa żywnościowego, w szczególności:

1.1 Ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. Nr 171, poz. 1225 - tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914) oraz ustawą z dnia 21.12.2000r. o jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych (Dz. U. z 2005r. Nr 187, poz. 1577 z późniejszymi zmianami) wraz z aktami wykonawczymi;

1.2 Rozporządzenia (WE) Nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r. ustanawiającego ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego, powołujące Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności oraz ustanawiające procedury w zakresie bezpieczeństwa żywności (Dz. Urz. UE L 31 z dnia 01.02.2002r. z późniejszymi zmianami; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 15, tom 6, str. 463, z późniejszymi zmianami);

1.3 Rozporządzenia (WE) Nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych (Dz. Urz. UE L 139 z 30.04.2004 r. str. 1 - 54; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 13, tom 34, str. 319 - 337 z późniejszymi zmianami);

1.4 Rozporządzenia (WE) Nr 1935/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 października 2004r. w sprawie materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością oraz uchylające dyrektywy 80/590/EWG i 89/109/EWG (Dz. Urz. UE L 338 z 13.11.2004 r., str. 4 - 17, z późniejszymi zmianami);

1.5 Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1881/2006 z dnia 19 grudnia 2006r. ustalające najwyższe dopuszczalne poziomy niektórych zanieczyszczeń w środkach spożywczych (Dz. Urz. UE L 364 z 20.12.2006r., str. 5, z późniejszymi zmianami);

1.6 Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 2073/2005 z dnia 15 listopada 2005r. w sprawie kryteriów mikrobiologicznych, dotyczących środków spożywczych (Dz. Urz. UE L 338 z 22.12.2005r., str. 1, z późniejszymi zmianami);

1.7 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 22 listopada 2010r. w sprawie dozwolonych substancji dodatkowych (Dz. U. z 2010r. Nr 232, poz. 1525 z późniejszymi zmianami);

1.8 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 06 czerwca 2007r. w sprawie dostaw bezpośrednich środków spożywczych (Dz. U. z 2007r. Nr 112, poz. 774);

Załącznik nr 3

do zapytania ofertowego

Projekt UMOWY DOSTAWY

zawarta w dniu ……………….. roku pomiędzy

Powiatem Kutnowskim

ul. Kościuszki 16

99-300 Kutno,

NIP 775-258-80-40

reprezentowanym przez:

Grzegorza Stcheckiego - Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Woli Chruścińskiej stosownie do pełnomocnictwa udzielonego przez Zarząd Powiatu w Kutnie na podstawie Uchwały Nr 503/153/16 Zarządu Powiatu w Kutnie z dnia 20 grudnia 2016r.

zwanym w dalszej części Umowy „Zamawiającym”

a firmą:

…………………………………………..

reprezentowaną przez :

...............................................................................................................................................................

zwanym w dalszej części Umowy „Dostawcą”.

Strony zawierają umowę następującej treści:

§. 1.

Zamawiający powierza, a Dostawca zobowiązuje się do wykonania zgodnie ze złożoną ofertą na rzecz Zamawiającego dostaw różnych artykułów ogólnospożywczych dla Domu Pomocy Społecznej w Woli Chruścińskiej.

§. 2.

1. Wykonanie Umowy przez „Dostawcę” następować będzie poprzez dostarczanie do magazynu żywieniowego asortymentów wyszczególnionych w Formularzu ofertowym - zgodnie ze złożoną ofertą własnym środkiem transportu na koszt Dostawcy.

2. Wszelkie koszty realizacji przedmiotu umowy, w szczególności koszty opakowania, przesyłania, załadunku, rozładunku i ubezpieczenia ponosi Dostawca. W przypadku reklamacji zwrot reklamowanego towaru(niezgodnego z zamówieniem) odbywa się na koszt Dostawcy.

3. Przedmiot zamówienia powinien być wolny od cech powszechnie uznawanych za wady jakościowe.

4. Dostawca do realizacji dostaw zapewnia środek transportu przystosowany do przewozu artykułów stanowiących przedmiot zamówienia oraz gwarantujący dostarczenie przedmiotu zamówienia bez uszczerbku na jego cechach jakościowych.

5. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany ilości zamawianych produktów wyszczególnionych w formularzu ofertowym oraz składania zamówienia na inne produkty nie wyszczególnione w formularzu ofertowym, a związane z potrzebami żywieniowymi mieszkańców DPS.

6. Dostawy sukcesywne w okresie jedno tygodniowym w godz. 7°° - 15°°, lub uzgodniony między stronami dzień tygodnia - na podstawie zamówienia składanego z dwu- dniowym wyprzedzeniem przez Zamawiającego terminu dostawy, w formie pisemnej ( faksem ), lub ustnej - telefonicznej.

§. 3.

1. Określone ceny przez „Dostawcę” wyszczególnione w Formularzu ofertowym na etapie składania oferty obowiązują na okres zawartej Umowy tj. do dnia 30.09.2019 roku.

2. Ewentualne zmiany dotyczące cen strony ustalają za 14 dniowym wyprzedzeniem na piśmie wraz z uzasadnieniem.

3. W przypadku braku akceptacji nowych cen, umowa ulega rozwiązaniu w ciągu 30 dni od daty złożenia propozycji zmian.

4. „Zamawiający” zastrzega, że nie jest zobowiązany do dokonywania zakupów wyłącznie od „Dostawcy” wyłonionego w wyniku rozstrzygnięcia postępowania, w przypadku gdy określone ceny przez „Dostawcę” na poszczególne asortymenty w przedmiocie zamówienia, będą bardziej korzystne cenowo u innych dostawców lub producentów ( sondaż cen rynku ).

§. 4.

Strony ustalają, iż osobami uprawnionymi w imieniu „Zamawiającego” do składania zamówień i podpisywania faktur wystawianych przez „Dostawcę” - są Kierownik Działu Administracyjno - Gospodarczego - Anna Matusiak. oraz pracownicy Pani Karolina Łukaszewicz.

§. 5.

1. Zapłata za dostarczane artykuły wyszczególnione w Formularzu ofertowym na rachunek „Zamawiającego” następować będzie przelewem na konto „Dostawcy” po dostarczeniu zamówionej dostawy w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury przez „Zamawiającego”.

2. Dane do wystawienia faktury:

Nabywca:

Powiat Kutnowski

ul. Kościuszki 16

99-300 Kutno

NIP: 775-258-80-40

Odbiorca:

Dom Pomocy Społecznej

w Woli Chruścińskiej

Wola Chruścińska 4

99-306 Łanięta

3. Płatność uważa się za dokonaną z chwilą wydania polecenia przelewu na konto „Dostawcy”.

4. Za zwłokę w zapłacie faktury „Zamawiający” zapłaci odsetki w wysokości odsetek ustawowych.

§. 6.

1. Umowa zostaje zawarta na czas określony do dnia 30.06.2019 roku z mocą obowiązującą od dnia 01.07.2018 roku.

2. Każdej ze stron przysługuje prawo wypowiedzenia niniejszej Umowy z zachowaniem jednomiesięcznego terminu wypowiedzenia.

§.7.

W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej Umowy zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

§. 8.

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści niniejszej Umowy dla swej ważności wymagają formy

pisemnej w postaci aneksu podpisanego przez obie strony.

2. Ewentualne spory powstałe na tle realizacji przedmiotu Umowy strony poddają rozstrzygnięciu właściwych rzeczowo sądów powszechnych.

§. 9.

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.

Zamawiający : Dostawca :

1

6